Auditoría Pública nº 76. Revista de los órganos autonómicos de control externo

Una buena visualización logrará hacer simples conte- nidos complejos y son una herramienta imprescindible para comunicar los resultados de la auditoría. 2.2 Minería de procesos: Process mining La digitalización facilita que las empresas parametri- cen, cada vez, mayor cantidad de procesos y, por tanto, se crean y almacenan cada vez mayor información tran- saccional y operativa en soporte digital. La analítica Big Data puede ayudar tanto a recopilar y extraer de este tipo de información como a establecer métricas e indicadores útiles para la toma de decisiones. La minería de procesos o process mining, son técnicas para extraer información de los logs ometadatos de eventos generados en cualquier sistema de la organización (tramitadores de documentos, customer care, CRM, ERP, helpdesk, SCM, etc… ). Los logs son registros de la interacción de personas o cosas con los sistemas de la organización que, como mínimo, contienen: una identificación de la persona, una interacción con el sistema y un sello de tiempo (id- registro-timestamp). Con el despliegue del Internet de las Cosas (IoT) ni siquiera hace falta la intervención humana dado que sensores de ambiente, movimiento y otros elementos se les incorpora un chip con capacidad de emitir datos y, por tanto, incorporables al proceso analítico. Otra fuente importante de registros provie- ne de la web: clicks, interacción en redes sociales, fee- dbacks y otros registros generados por la actividad de los usuarios. Los metadatos también alimentan la minería de pro- cesos porque explican el contexto digital de una tran- sacción/captura que se va registrando en los sistemas de información. En general, este contexto digital de los metadatos es de tres tipos: • Técnicos: nombre de la fuente de datos, nombre de las tablas, columnas, tipo de dato, etc • De Negocio: contexto que contiene al dato, glo- sario de nombres, definiciones, responsables, re- ferencias de origenes del dato, etc • Operativos: información sobre el uso del dato, fecha y proceso de actualización, cantidad de ac- cesos, última fecha de acceso, etc… El ejemplo gráfico adjunto ilustra el registro de una factura que permite averiguar, por ejemplo, si alguien se ocupa siempre del mismo proveedor o registros fue- ra del horario laboral y otras cuestiones relevantes para el control interno y para la verificación de la segregación de funciones. El ejemplo se limita a una operación, pero si agregamos adecuadamente todo el proceso de registro de facturas permitiría definir patrones e irregularidades y las relaciones entre los individuos y la entidad fiscalizada. Análisis de este tipo permiten descubrir ( process map y Discovery ), monitorizar ( conformance checking ) y op- timizar (tiempos de los procesos y cuellos de botella). 58 Noviembre nº 76 - 2020 AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LOS FONDOS PÚBLICOS