Auditoría Pública nº 82. Revista de los órganos autonómicos de control externo

82 REVISTA AUDITORÍA PÚBLICA / 82 4. Riesgos y debilidades en la administración electrónica de la hacienda pública La gestión económica en la “administración con papel” se soportaba en el documento físico y en la identificación de la grafía de la firma manuscrita del órgano competente para la aprobación del acto económico. En la fiscalización y control no se cuestionaba la autenticidad ni de los documentos ni de las firmas de los órganos competentes. Existía una presunción de veracidad, pues no había mecanismos para la verificación del documento, ni de la firma, ni de su fecha exacta. Ese paradigma cambia con la AE. El documento es ahora electrónico, aunque debería diferenciarse entre aquellas herramientas informáticas que se limitan a incorporar, a modo de repositorio, documentos (por ejemplo tipoword) convertidos en imágenes (normalmente en formato PDF) firmados electrónicamente, de aquellas que gestionan datos autóno- mamente (registrándolos individualmente en el sistema) y los transforman (automáticamente o no) en documentos electrónicos legibles y firmables electrónicamente. Estas últimas herramientas que gestionan el dato en origen son las menos frecuentes. Es el registro autónomo y en origen del dato el que permiten una mayor interoperabilidad, interconexión y posibilidad de utilizar el blockchaing (cadena de bloques que se está aplicando en las transacciones financieras entre entidades de esa naturaleza) como mecanismo para garantizar eficiencia y trazabilidad de una información (el dato) que solo se ha registrado una vez (en origen) y que posteriormente se incorpora automáticamente a las sucesivas y posteriores trámites. Esto supone una garantía de inalterabilidad y de seguridad que no se consigue cuando existen muchas aplicaciones informáticas que o bien ya no utilizan el dato en origen o si lo utilizan luego no interoperan con otras. Sólo con el registro autónomo del dato se podrá, técnicamente hablando, proceder a la automatización (artículo 41 de la LRJSP y artículo 13 del Real Decreto 203/2021) de los procesos y a la implantación de la Inteligencia Artificial (IA). Un ejemplo del dato en origen es el de la factura electrónica. El proveedor registra en el sistema FACE una serie de datos (metadatos) que el mismo sistema permite visualizarlo en forma de factura. Esa factura, o mejor dicho los datos de la factura, son capturados por el sistema contable o similar de la entidad local, que inicia, dentro de su herramienta contable, su gestión sin haber registrado manualmente ningún dato, de tal manera que la administración se limita a verificarla para devolverla o continuar con el trámite. El problema normalmente viene en la gestión posterior de la factura si la herramienta de su aprobación administrativa no tiene capacidad de capturar esos datos y obliga al gestor a volver a consignar la información, lo que supone: 1. Romper la cadena de seguridad y transmisión de información. 2. Incurrir en un riesgo de errores por incorporar manua- lmente otra vez los mismos datos que ya habían sido consignados en origen. 3. Una menor eficacia y eficiencia en la gestión ya que obligará a destinar más tiempo en la gestión de cada paso. Estas mismas ineficiencias en la gestión del dato se puede extender a los siguientes casos: 1. En la transmisión de la información económica que el Ministerio de Hacienda exige mensual, trimestral o anualmente de cara a la verificación del cumplimiento de las reglas fiscales. 2. Los costes efectivos de los servicios públicos locales que las corporaciones locales tienen que remitir anualmente al Ministerio de Hacienda. 3. En la transmisión de los datos de ayudas y subvenciones que se exige por la Base Nacional de Subvenciones (BDNS). 4. En los datos que se trasladan a la Plataforma de contratos del Estado o de las Comunidades Autónomas o al perfil del licitador. 5. Los datos de contratos, control interno y cuentas que hay que remitir a la plataforma de rendición de cuentas de los órganos de control externo y/o Tribunal de Cuentas. 6. La información económica, como la de los contratos menores, que se publica en el portal de transparencia de cada administración. 7. La información de gastos de personal que se remiten a la AGE a través de la aplicación Información Salarial de Puestos de la Administración (ISPA). En el mejor de los casos los sistemas de información contable y de los datos a remitir permiten extraer archivos de carga masiva en el formato exigido (normalmente en extensión y formato XML) por cada una de las bases de datos receptoras de la información. Pero se trata de nuevos documentos, que pueden ser manipulables, editables, y por lo tanto no responden a una verdadera cadena electrónica de datos, y que deben ser revisados para asegurar su veracidad