El tránsito hacia la Administración electrónica desde la perspectiva de la fiscalización. La experiencia de la Diputació de Girona
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Auditoría Pública nº 69
(2017), pp. 129 - 135
Una vez generado el correspondiente informe, éste
pasa a revisión del jefe de servicio de control interno
y, siempre que sea correcto, avanza a la bandeja de fir-
ma de la interventora general. Cuando el informe está
firmado se incorpora directamente al expediente y per-
mite avanzar en su tramitación. En el caso de requerir
contabilización, primero se envía a contabilidad para su
verificación y anotación contable.
Caso de necesitar la emisión de cualquier otro infor-
me que no estuviera pre-diseñado, el sistema permite
incorporar el documento externo que se considere
oportuno con id.
Verificación contable
En esta pestaña llegaran tanto los expedientes que
desde fiscalización se puedan enviar directamente a
contabilizar, como los expedientes que envíe el centro
gestor una vez firmada la resolución administrativa co-
rrespondiente solicitando su contabilización.
La verificación contable es un aspecto muy específico
de las entidades que, como la Diputación de Girona, tie-
nen la contabilización descentralizada en las áreas ges-
toras que realizan lo que llamamos operaciones previas.
Este proceso permite, previamente a su contabilización
definitiva, que el usuario de contabilidad haga la veri-
ficación contable, que básicamente consiste comprobar
que los datos del documento contable (importe, aplica-
ción,...) coincidan con las del acuerdo respectivo.
Esta podrá ser positiva o negativa, y, en este último
caso el centro gestor deberá corregir el documento con-
table, por lo que el sistema emitirá el correspondiente
aviso. Una vez verificado positivamente, cambiará su
estado y permitirá su contabilización.
Estadísticas y control de plazos
En cada una de las pestañas está siempre visible el
cómputo de plazos para que los equipos de fiscalización
y contabilización puedan gestionar los expedientes de
acuerdo con su antigüedad.
Igualmente, con la finalidad exclusivamente de con-
sulta se dispone de unas pestañas de expedientes fisca-
lizados y verificados, con sus plazos, resultados y usua-
rios, que servirá para disponer de un banco de datos
para su análisis y toma de decisiones. Está información
se puede exportar a Excel para realizar la explotación de
la actividad realizada.
6. CONCLUSIONES
D
esde su puesta en marcha a finales de junio de 2016
a través del sistema de gestión electrónica de expedientes
se ha conseguido tramitar todos los expedientes adminis-
trativos, así como todos los informes de fiscalización y la
documentación contable relacionada, de forma totalmente
digital, reduciendo el papel a cero. Hasta el 31 de diciembre
de 2016 se han creado 8.600 expedientes en el sistema de
gestión electrónica, con 126.000 documentos incorpora-
dos, y se han emitido 3.770 informes de fiscalización
La implantación del sistema de gestión electrónica de
expedientes integrado con el módulo de fiscalización va
a permitir mejoras relevantes en la gestión del control
interno, tanto en términos de eficacia como de eficien-
cia y simplificación. Además contribuye de forma con-
siderable a incrementar la seguridad jurídica con la ga-
rantía que supone la integridad tanto de los expedientes,
como de los documentos incorporados.
Igualmente, ha permitido normalizar el procedi-
miento y los informes derivados del proceso de fisca-
lización previa limitada, así como facilitar la formación
del personal de fiscalización.
Una vez consolidado el sistema en la propia entidad,
en el corto plazo va a permitir:
• La reducción de los plazos de fiscalización
garantizando que se revisan en los términos
establecidos en la Instrucción de control in-
terno.
• Extender el proyecto a todos los organismos
autónomos, consorcios adscritos y entes de-
pendientes de la Diputación homogeneizando
la gestión administrativa, contable y de con-
trol de los mismos.
• Gestionar de forma semi-automatizada los
requerimientos de suministro de información
derivados del ejercicio del control interno al
Tribunal de Cuentas.
• Plantear la mejora de los procesos administra-
tivos y de fiscalización mediante una estrategia
de administración electrónica basada en la re-
visión de procesos e implementación de circui-
tos BPM específicos para la tramitación de los
expedientes más habituales de forma homogé-
nea y más eficiente (contratación menor, licita-
ción electrónica, concesión de subvenciones,...)
• Diseñar un módulo específico para la gestión
del control permanente y el control financiero.
En este ámbito, contar con una fuente comple-
ta y fiable de los expedientes y sus operaciones
contables va a aportar mayor seguridad en la
determinación de los universos de control, así
como una menor dependencia de las áreas
gestoras en la aportación de los expedientes
seleccionados en las muestras, y lógicamente
una reducción de plazos, ya que los mismos
serán accesibles electrónicamente en todo
momento por el equipo de control.
