El tránsito hacia la Administración electrónica desde la perspectiva de la fiscalización. La experiencia de la Diputació de Girona
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Auditoría Pública nº 69
(2017), pp. 129 - 135
procesos ineficaces al tener, a partir de su implantación,
todos los expedientes monitorizados.
El circuito genérico básicamente permite:
• La creación del expediente y la entrada de da-
tos.
• La incorporación de los documentos necesa-
rios para su tramitación, con sus correspon-
dientes metadatos y firma electrónica.
• La transferencia de expedientes entre departa-
mentos i/o usuarios.
• La remisión del expediente a fiscalización del
expediente y la gestión de la misma.
• La gestión de las propuestas de acuerdo.
• La consulta de expedientes.
• El cierre del expediente, con índice electróni-
co, y su traspaso al archivo de la Diputación.
Aunque el circuito deja en manos del usuario la elec-
ción del camino final, la tramitación del expediente in-
corpora herramientas de gestión de
workflow
que asigna
tareas a los diferentes perfiles y permite que los expe-
dientes se muevan de forma semi-automatizada. Esque-
máticamente el circuito de tramitación es el señalado en
la figura 1.
Figura 1. Circuito general de un expediente
Como se puede ver, el circuito arranca con la crea-
ción del expediente por el área gestora que aportará la
documentación correspondiente en función de su na-
turaleza.
Completado el expediente y antes de dictar el corres-
pondiente acto administrativo, el área gestora tiene tres
alternativas:
• No tiene impacto económico ni está sujeto a
fiscalización: El expediente avanza en su trá-
mite y pasa directamente al órgano competen-
te a través de secretaría.
• Tiene impacto económico, pero no está suje-
to a fiscalización (por ejemplo, los contratos
menores): el expediente pasa a contabilidad y
únicamente se verifica.
• Está sujeto a fiscalización: el expediente se en-
vía a fiscalizar
Para que este expediente se pueda enviar a fiscalización
el sistema va a requerir que comomínimo este incluya: una
propuesta de acuerdo firmada por el diputado responsable
del área gestora, un informe técnico firmado por el jefe de
servicio y, si comporta gastos, un documento contable en
fase previa firmado también por el jefe de servicio.
En el caso de recepción del expediente electrónico en
la bandeja de fiscalización, se realizaran los trabajos que
más adelante se indican, mediante plantillas e informes
que se ofrecen a los usuarios de fiscalización de manera
automatizada en función de la naturaleza del expediente.
Cuando el expediente se encuentra en el proceso de fisca-
lización queda bloqueado temporalmente y no se puede
ni modificar, ni añadir nuevos documentos al mismo.
Finalmente, el expediente avanza en su trámite y pasa
directamente al órgano competente a través de secreta-
ria en el caso de informe favorable o vuelve al centro
gestor en el resto de los casos.
b ) Integración de aplicaciones
Como se ha dicho antes, el sistema permite la inte-
