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Junio nº 69 - 2017
NUEVAS TECNOLOGÍAS
gración a nivel de datos y de documentos y cubre todos
los aspectos funcionales comunes en el ciclo de vida de
un expediente electrónico que se podían estar gestio-
nando desde diferentes aplicaciones.
Concretamente, se demando que tanto las aplica-
ciones preexistentes, como la nuevas a implantar estu-
vieran integradas en el gestor documental y que toda
esta integración se produjese de manera automática, sin
ninguna acción adicional por parte del usuario para lle-
var a cabo esta sincronización, excepto en los casos que
hubiera que aportar información adicional.
La solución contratada (Firmadoc BPM) engloba
una arquitectura funcional de 4 capas como se recoge
en el siguiente gráfico:
Figura 2. Integración de aplicaciones
Así, por ejemplo, en la integración con contabilidad,
la generación de un documento contable, que se realiza
de forma descentralizada por áreas gestoras, será visible
desde el expediente correspondiente tanto a nivel de do-
cumento, como de firmas y, a su vez, desde el programa
de contabilidad se tiene acceso al expediente e igual-
mente al documento contable. Como requisito previo,
para la incorporación de cualquier documento, opera-
ción contable, etc. se requiere que esta quede vinculada
a un expediente electrónico.
Como circuito BPM específico se implantó el pro-
cedimiento de registro, conformidad y contabilización
electrónica de las facturas que ha permitido mejorar los
procesos de trabajo y reducir los plazos de tramitación.
c ) El módulo de fiscalización previa y contabilización
El módulo de fiscalización, que está integrado con el
gestor de expedientes, dispone de la información nece-
saria para guiar la tramitación interna y mediante for-
mulario ayuda a los usuarios a la edición de documen-
tos. La gestión de la fiscalización previa, que se ejerce
en su modalidad de fiscalización limitada, se basa en las
siguientes premisas:
• La fiscalización previa se realiza sobre expe-
dientes, no sobre operaciones contables. A dife-
rencia de otros sistemas, en este todas las ope-
raciones contables que contiene el expediente
se gestionan en lote, sin que se pueda hacer un
tratamiento individual de las mismas.
• Al pasar a formar parte de un expediente, las
operaciones contables dejan de tener un estado
propio, ya que su situación la informa el estado
del expediente y sus cambios se realizan de for-
ma automática utilizando los hitos del proceso.
• La contabilización se realiza una vez se ha tra-
mitado el expediente en este módulo y reque-
rirá su fiscalización o verificación previa.
La finalidad de este módulo es centralizar todos los
expedientes sujetos a fiscalización, disponiendo de una
base de datos imprescindible para la toma de decisiones,
gestionar los trámites de fiscalización, emitiendo el corres-
pondiente informe, y, muy importante, controlar los plazos
