130
Junio nº 69 - 2017
NUEVAS TECNOLOGÍAS
1.- INTRODUCCIÓN
En 2015 y a pesar de contar con diferentes referencias
normativas, entre ellas la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públi-
cos, hoy derogada, que nos empujaban inexorablemente
hacia la administración electrónica, existían pocas expe-
riencias globales para saber exactamente cómo hacer ese
tránsito.
La gestión de los expedientes y la información conta-
ble había variado muy poco en las últimas décadas. Los
expedientes se gestionaban en papel y aunque los siste-
mas contables estaban informatizados, toda la firma de
los documentos contables, relaciones de operaciones,
conformidad de facturas, se realizaba manualmente. Por
delante teníamos un enorme reto para transformar los
procesos administrativos preexistentes en procedimien-
tos electrónicos, aprovechando para revisar los mismos.
A nivel organizativo, en la Diputació de Girona traba-
jan unas 300 personas en el ámbito de la gestión admi-
nistrativa. Cuenta además de 11 entidades dependientes,
de las cuales 6 son organismos autónomos o consorcios
de naturaleza administrativa y 5 restantes entidades con
presupuesto estimativo.
Muchas piezas para encajar y que se debían compo-
ner con cierta urgencia. Los proyectos de las Leyes 39
y 40/2015 amenazaban desde el Congreso con un nue-
vo escenario orientado a la transformación digital de la
administración. Un reto que no sólo abarca el ámbito
tecnológico, sino, y mucho más relevante, los relativos a
organización interna, formación y al cambio cultural que
requiere la administración electrónica.
Desde el punto de vista de intervención, se valoró
convertir esta situación en una oportunidad para dar un
gran salto adelante, no sólo en materia de administración
electrónica, pasando por ejemplo, a una contabilidad ges-
tionada completamente con firma electrónica, sino para
normalizar procedimientos administrativos, disponer de
expedientes completos e inalterables, y muy especialmen-
te, desde nuestro particular enfoque, para poder gestio-
nar de una forma más eficaz los trabajos de fiscalización
previa.
2.- OBJETIVOS DEL PROYECTO
Con estos antecedentes, la Diputació de Girona, se
planteo el proyecto, mediante la correspondiente licita-
ción pública, incidiendo en tres frentes:
• Pasar a una administración sin papeles im-
plantando la gestión electrónica de los expe-
dientes y la firma digital.
• Integrar las diferentes aplicaciones existentes
en materia de contabilidad, factura electróni-
ca, gestión de subvenciones, patrimonio, y re-
gistro de entrada y salida, las cuales contaban
con un alto grado de satisfacción de los usua-
rios, bajo el paraguas de un sistema de gestión
electrónica de expedientes (SGDE).
• Implantar un modulo específico para la fisca-
lización previa de expedientes, adaptado a las
nuevas tecnologías y flexible para su desarro-
llo futuro.
3.- PUESTA EN MARCHA
Con estos objetivos se planteo la licitación del SGDE
en Mayo de 2015 que culminó en el mes de octubre del
mismo ejercicio con la adjudicación del contrato a la
solución tecnológica FirmaDOC-BPM presentada por
la empresa Aytos.
Para pilotar la puesta en marcha del proyecto se creó
un comité de dirección “ad-hoc” con profesionales de
los departamentos de organización y recursos huma-
nos, secretaría, archivo, intervención y responsables de
la empresa adjudicataria con la finalidad de coordinar el
proyecto y realizar el seguimiento y control de los tra-
bajos adjudicados. La dirección recayó en el responsable
corporativo de sistemas y tecnologías de comunicación.
Igualmente, se creó un comité de coordinación, más
amplio y con participación de diferentes áreas y servi-
cios de la Diputación con la finalidad de dar una mayor
visibilidad al proyecto y presentar periódicamente su
situación y las previsiones de implementación.
El proyecto se presento internamente en febrero de
2016 y se puso en marcha en junio del mismo ejercicio.
Previamente se revisó el diseño del sistema, se realiza-
ron los ajustes y las pruebas correspondientes y se for-
mo al personal.
4.- ALCANCE DEL PROYECTO
El proyecto se encuentra dividido en tres grandes
apartados: El sistema de gestión electrónica de expe-
dientes (SGDE), la integración de aplicaciones y el mó-
dulo de fiscalización previa y contabilización.
a) El sistema de gestión electrónica de expedientes
El SGDE se plantea como un sistema integrado de
gestión y seguimiento de expedientes que permita la
tramitación electrónica, sin papeles y con firma digital.
Funcionalmente, se realizó una revisión del proceso
de trabajo y se decidió diseñar únicamente un circui-
to genérico para facilitar su implantación y puesta en
marcha, dejando para una fase posterior la definición
de circuitos BPM específicos para cada procedimiento,
utilizando al propio SGDE como herramienta para po-
der analizar los procesos, detectar cuellos de botella o
